Em uma ação focada na gestão documental e na otimização de espaços, a Polícia Civil de Mato Grosso realizou, nesta terça-feira (07.04), a eliminação de aproximadamente 3,4 mil quilos de documentos que perderam a validade jurídica e administrativa. O descarte ocorreu em uma empresa de reciclagem localizada no bairro Santa Isabel, em Várzea Grande.
Ao todo, foram destruídas 573 caixas box, o equivalente a 80,22 metros lineares de papéis que estavam armazenados no Arquivo Central da instituição. O material, composto por boletins de ocorrência, processos e segundas vias de inquéritos, já havia cumprido o prazo de guarda obrigatório.
A eliminação não é aleatória. Para garantir a segurança jurídica, o processo (nº 01/2026) seguiu um rito rigoroso de aprovação:
Seleção: O Arquivo Central identifica os documentos que excederam o prazo de validade.
Aprovação Interna: A lista é avaliada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e Gestão de Informação da Secretaria de Segurança Pública (Sesp).
Autorização Externa: O descarte precisa do aval da Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso e, em casos específicos, do Tribunal de Contas do Estado (TCE).
Destruição: Os documentos são transportados sob vigilância policial, picotados em máquinas industriais e transformados em material reciclado."A eliminação de documentos deve ser feita criteriosamente, uma vez que o descarte indevido de documentos de valor permanente é crime, conforme os artigos 23 e 216 da Constituição Federal", alerta a instituição.
Além de cumprir a Resolução nº 40 do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), a iniciativa antecipa as normas da Secretaria de Estado de Planejamento (Seplag) sobre a Política de Gestão Documental. O trabalho transforma toneladas de papel acumulado em matéria-prima para reciclagem, aliando eficiência administrativa à responsabilidade ambiental.
A gestão documental da Polícia Civil divide o acervo em três categorias principais para determinar o que pode ou não ser destruído:
| Categoria | Descrição | Destino |
| Correntes | Consultados com frequência no dia a dia. | Permanecem nas delegacias/setores. |
| Intermediários | Uso pouco frequente, aguardando o fim do prazo de guarda. | Arquivo Central. |
| Permanentes | Valor histórico, probatório ou informativo. | Guarda definitiva (proibida a eliminação). |
A operação foi coordenada pela Gerência de Almoxarifado, Patrimônio e Documentos, vinculada à Diretoria de Administração Sistêmica da Polícia Civil.
